Einkauf von Übersetzungsservices

Sind Sie neu im Einkaufs- oder Übersetzungssegment und kaufen zum ersten Mal Übersetzungsservices ein? Oder sind Sie an diesem Prozess beteiligt? Dann lesen Sie weiter, dieser Blog enthält interessante Informationen zu diesem Thema!

Sie haben im Moment keine Zeit dafür? Dann laden Sie doch am besten gleich unsere Fragen zu Ausschreibungen von Lokalisierungsprojekten herunter.

Was ist eine Informationsanforderung?

Als Informationsanforderung bezeichnet man das Anfordern detaillierter Informationen von möglichen Sprachdienstleistern zu deren Unternehmen. Eine Informationsanforderung für Lokalisierungsprojekte sollte Folgendes abdecken:

• Überblick über das Unternehmen
• Finanzsituation
• Angebotene Serviceleistungen
• Angebotene Sprachen
• Branchenspezifische Erfahrung

Ziel einer Informationsanforderung ist es, Daten zu verschiedenen Unternehmen zu erfassen, diese Daten zu vergleichen und herauszufinden, welches Unternehmen Ihre Anforderungen am besten erfüllt.

In der Regel erstellt die Einkaufsabteilung eines Unternehmens eine Informationsanforderung. Diese umfasst mehrere Beteiligte und verschiedene Zielsetzungen. Beispiele:

• Die Führungsebene möchte Prozesse weiter automatisieren und manuelle Benutzereingriffe reduzieren.
• Die Finanzabteilung sucht nach Lösungen zur Kostensenkung.
• Die IT-Abteilung würde gerne die vorhandenen Systeme besser integrieren.
• Die Lokalisierungsabteilung möchte aktuelle TMS-Technologien (Translation-Memory-System) implementieren.

In jedem Unternehmen gibt es andere Gründe, eine Informationsanforderung in die Wege zu leiten.

Einige Gründe sind nachfolgend aufgelistet:

• Erweiterung des Spektrums an verfügbaren Sprachdienstleistern
• Bedarf an neuen Sprachen für Übersetzungsservices
• Anforderung neuer Services durch interne Teams

Sobald die Einkaufsabteilung alle Rückmeldungen verglichen hat, erstellt sie eine Liste mit den Sprachdienstleistern, die die geforderten Kriterien erfüllen. Diese werden dann dazu aufgefordert, an einer Ausschreibung teilzunehmen.

Was ist eine Ausschreibung?

Eine Ausschreibung ist der nächste Schritt im Angebotsprozess. Sie wird von der Einkaufsabteilung an die möglichen, in die Vorauswahl gekommenen Anbieter gesendet.
Zweck einer Ausschreibung ist es, eine Serviceleistung einzukaufen. In diesem Fall sollen Übersetzungs- und Lokalisierungsservices eingekauft werden. Die Sprachdienstleister werden im Rahmen einer Ausschreibung gebeten, ein Angebot einzureichen.

Für die Erstellung einer Ausschreibung gibt es zahlreiche Gründe, da jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen hat. Diese reichen von der Kostenreduzierung bis zur Zentralisierung von Prozessen.

Meiner Meinung nach sollte eine Ausschreibung die folgenden drei wesentlichen Kriterien erfüllen:

1. Eine Ausschreibung sollte die Zielsetzungen des Unternehmens, das die Ausschreibung erstellt, erläutern, beispielsweise:

a. Reduzierung der aktuellen Übersetzungskosten

b. Erweiterung des Spektrums an verfügbaren Sprachdienstleistern

c. Benchmarking der gezahlten Preise im Vergleich zu Branchenstandards

d. Zentralisierung des gesamten Lokalisierungsprozesses in der Unternehmenszentrale

e. Integration von CMS und TMS an mehreren Standorten

f. Einführung von Maschinenübersetzung (Machine Translation, MT) im Unternehmen

g. Qualitätsverbesserungen bei Übersetzungsprodukten

2. Eine Ausschreibung sollte die Mindestanforderungen an einen Sprachdienstleister definieren. Dieser kann dann vorab entscheiden, ob er die Anforderungen erfüllt, bevor er ein Angebot abgibt.

a. xx Millionen Euro Umsatz

b. Standorte in denselben Städten wie das anfragende Unternehmen

c. ISO-Zertifizierungen

d. Belegbare Erfahrung in derselben Branche

e. x Übersetzer pro Sprache

f. Besondere Serviceleistungen (Lokalisierung, Terminologiearbeit, Maschinenübersetzung)

g. Sprachkombinationen

h. Verarbeitbare Dateiformate

i. Integration in aktuelle CMS-/TMS-Technologien

3. Eine Ausschreibung sollte die Kriterien für die Auswahl der Sprachdienstleister enthalten.
Darunter können alle (oder keine) der folgenden Kriterien fallen:

a. Preis

i. Möglichkeit zur Kostensenkung im Lauf der Zeit mithilfe neuer Technologien

ii. Schaffung eines Mehrwerts für das Unternehmen (Services, Technologie und vieles mehr)

b. Qualität

i. Qualitätssicherung im Lokalisierungsprozess

ii. ISO-Zertifizierungen (ISO 9001 und ISO 17100)

c. Bearbeitungszeiten

i. Möglichkeit zum Übersetzen von x Millionen Wörtern pro Jahr

ii. Service rund um die Uhr

Was ist eine E-Auction?

Einige wenige Sprachdienstleister, die, nach sorgfältiger Prüfung ihrer Rückmeldungen zu der Ausschreibung, die Kriterien erfüllen und ausgewählt wurden, können an einer E-Auction teilnehmen. Eine E-Auction wird auch als Reverse Auction bezeichnet. Ziel einer E-Auction ist es, von den ausgewählten Sprachdienstleistern den besten Marktpreis zu erhalten. In der Regel starten nur sehr große Unternehmen, deren Übersetzungskosten jedes Jahr in die Millionen gehen, eine E-Auction.

Merkmale einer E-Auction:

• Teilnahme nur bei expliziter Einladung
• An einem festgelegten Termin
• Mit festgelegter maximaler Dauer
• Onlineprozess mit einem speziellen E-Auction-Tool
• Vordefinierte Regeln
• Festgelegte Währung

Was ist ein MSA?

Wenn die während der E-Auction eingereichten Preise für das Unternehmen akzeptabel sind, finden sich die Parteien zu einem persönlichen Meeting zusammen und besprechen einen Entwurf für einen Rahmenvertrag. Ein solcher Rahmenvertrag wird als MSA (Master Service Agreement) bezeichnet. Ein MSA ist also ein Vertrag zwischen einem Unternehmen und dessen Sprachdienstleister.
Merkmale eines MSA:

• Definiert die Rahmenbedingungen der Geschäftsbeziehung
• Enthält die für die Serviceleistungen vereinbarten Preise
• Definiert die SLA-Richtlinien (Service Level Agreements)
• Erläutert die dem Unternehmen gewährten Nachlässe
• Gibt die Vertragslaufzeit an, zum Beispiel ein bis drei Jahre (in der Regel mit Verlängerungsoption)
• Definiert den Leistungsumfang für größere Projekte
• Legt die Zuständigkeiten/Verantwortlichkeiten des Sprachdienstleisters für jedes Projekt fest
• Enthält die Ansprechpartner in Eskalationssituationen

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