従業員ハンドブックは翻訳すべきか？

答えは「はい」です。インクルーシブで法令遵守を重視する職場環境づくりにおいて非常に重要でありながら見落とされがちな点の1つが、従業員ハンドブックを従業員が話す言語に翻訳することです。これは単なる配慮ではなく、組織内部の文化、コンプライアンス、生産性全体に大きな影響を及ぼす戦略的な取り組みです。

SimulTransでは近年、従業員ハンドブックの翻訳依頼が増加しています。これは、アクセスしやすく文化的に配慮された文書を従業員に提供することを義務付ける法律への対応を組織が進めているからです。多くの企業が、英語をはじめ、日本国内の従業員が話すさまざまな言語に従業員ハンドブックを翻訳しています。

理解とインクルージョンの促進

従業員ハンドブックを翻訳することで、すべての従業員が、母国語に関係なく、会社の重要なポリシーや手続き、価値観に平等にアクセスできるようになります。この取り組みにより、組織の期待事項とリソースに対する全体的な理解が深まるだけでなく、相互尊重とインクルージョンの文化が育まれます。従業員が自分の権利と責任を母国語で正確に理解できれば、仕事への満足度が上がり、エンゲージメントも向上します。

法令遵守とリスク軽減

多くの地域では、現地の法律により、従業員が理解できる言語で職場の情報を提供することが雇用主に義務付けられています。従業員ハンドブックを翻訳することで、企業はこうした法的要件を満たし、罰金を科せられたり法的トラブルが発生したりする可能性を回避できます。また、従業員がハンドブックを明確に理解することで、会社のポリシーについての誤解が減り、費用のかかる法廷闘争に発展しかねない争議や苦情のリスクが軽減します。

たとえば、アメリカ合衆国のいくつかの州法および連邦ガイドラインでは、特定の条件下で、従業員ハンドブックを複数の言語に翻訳することが推奨されているか、間接的に義務付けられています。その主な目的は、差別の禁止、職場の安全、円滑なコミュニケーションの基準を満たすことです。すべての従業員が自分の権利と義務、職場の安全手順、その他の重要なポリシーにアクセスし、理解できるようにすることが重視されています。

安全性と健康の向上

安全に関する指示と健康に関するポリシーは、従業員ハンドブックの重要な要素です。ガイドラインを翻訳することで、安全な職場を維持し、機器を適切に使用し、健康プロトコルに従う方法をすべての従業員が理解できます。この理解は、製造、建設、医療など、リスクの高い業界では特に重要です。翻訳された安全ガイドラインは事故防止に役立ち、すべての人にとってより健康的で安全な職場環境が実現します。

従業員のパフォーマンスと満足度の向上

従業員ハンドブックに記載されている期待事項を従業員が理解すると、職務を効果的に遂行する可能性が高くなります。職務上の責任、評価基準、懲戒手続きを従業員の母国語で明確に伝えることで、仕事への満足度と忠誠心が向上し、その結果、離職率が下がって、新規従業員の採用とトレーニングにかかるコストを削減できます。

人間の翻訳者による翻訳の重要性

機械翻訳やAI翻訳は速くて便利ですが、従業員ハンドブックのような公式文書の翻訳には、人間の翻訳者や編集者ならではの高度な精度と文化的な配慮が求められます。特に法務やコンプライアンスの文脈における翻訳の誤りは、誤解を招き、法的・財務的に重大な影響を及ぼすおそれがあります。SimulTransでは、翻訳内容の正確さを担保するだけでなく、文化的な配慮がなされていることを確認し、それによって潜在的な法的責任を回避するためには、人間が関与することが重要だと考えています。

最後に

従業員ハンドブックの翻訳は、インクルーシブで法令遵守を重視する、生産性の高い職場づくりに欠かせない重要なステップであり、多様な従業員に会社が真摯に向き合っていることの表れです。これにより、自分の役割を成功させるのに必要な情報をすべての従業員が確実に得られるようになります。ハンドブックの翻訳に投資することで、前向きな職場環境の醸成、法的リスクの軽減、全社的なパフォーマンス向上を期待できます。異なる背景を持つ従業員との効果的なコミュニケーションは、単に有益であるというだけでなく、もはや必要不可欠です。

SimulTransでは、昨年、従業員向けのこうした重要なポリシーを何百件も翻訳しました。従業員ハンドブックの翻訳が必要であれば、いつでもご相談を承っております。