Warum ist die Übersetzung von Mitarbeiterhandbüchern sinnvoll?

Vielfalt und Inklusion sind wesentliche Bestandteile einer erfolgreichen Organisationsstrategie. Doch wie kann ein Unternehmen zur Förderung eines integrativen und rechtskonformen Arbeitsplatzes beitragen? Die Übersetzung von Mitarbeiterhandbüchern in die von der Belegschaft gesprochenen Sprachen ist in diesem Zusammenhang ein entscheidender Aspekt. Er wird jedoch oft übersehen. Es handelt sich hierbei nicht bloß um eine Gefälligkeit gegenüber Ihren Angestellten, sondern vielmehr um einen strategischen Schachzug, der sich in großem Maße positiv auf die interne Kultur, die Einhaltung von Compliancerichtlinien sowie auf die allgemeine Produktivität Ihres Unternehmens auswirken kann.

Auch wir bei SimulTrans merken, dass die Nachfrage nach solchen Übersetzungen immer weiter zunimmt. Grund dafür sind vornehmlich Gesetze, die Unternehmen dazu verpflichten, ihren Angestellten Inhalte zur Verfügung zu stellen, die für alle problemlos zugänglich sowie kulturell angemessen sind. Dabei ist es nicht verwunderlich, dass beispielsweise US-amerikanische Unternehmen ihre Mitarbeiterhandbücher – neben anderen Sprachen – am häufigsten ins Spanische übersetzen.

Verbesserung des Verständnisses und Förderung der Inklusion

Durch ein übersetztes Mitarbeiterhandbuch kann ein Unternehmen sicherstellen, dass allen Angestellten – unabhängig von ihrer Muttersprache – der gleiche Zugang zu wichtigen internen Richtlinien, Verfahren und Werten ermöglicht wird. Dadurch erhalten sie nicht nur ein besseres Verständnis für die Erwartungen und Ressourcen ihrer Organisation, sondern es fördert ebenfalls eine Kultur des Respekts und der Inklusion. Wenn Angestellte sich ihrer Rechte und Pflichten voll bewusst sind, trägt dies zu einem höheren Maß an Arbeitszufriedenheit und Engagement bei.

Rechtskonformität und Risikominderung

Viele Gesetze und Vorschriften verlangen von Arbeitgebern, dass sie ihren Arbeitnehmern Informationen über ihren Arbeitsbereich sowie das Unternehmen in ihrer jeweiligen Muttersprache bereitstellen müssen. Durch die Übersetzung von Mitarbeiterhandbüchern kann die Einhaltung dieser gesetzlichen Anforderungen sichergestellt werden. Zudem können Unternehmen möglichen Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen aus dem Weg gehen, Missverständnisse über interne Richtlinien vermeiden sowie das Risiko möglicher Klagen und Beschwerden, die unter Umständen kostspielige juristische Verfahren nach sich ziehen können, verringern.

In Deutschland gibt das Arbeitsschutzgesetz vor, dass Mitarbeiter ausreichend und angemessen eingewiesen werden müssen (weitere Informationen z. B. unter https://www.komnet.nrw.de/_sitetools/dialog/22902). Ähnliches findet sich im DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter Zugang zu ihren Rechten und Pflichten, Arbeitsschutzverfahren sowie anderen wichtigen Vorgaben haben und diese ohne Probleme verstehen. Auch in den USA gibt es Regelungen, die unseren in Deutschland ähneln. Als Beispiel haben wir nachfolgend einige wichtige US-Gesetze und -Richtlinien, die sich mit diesen Aspekten befassen, für Sie zusammengefasst. Diese unterscheiden sich selbstverständlich je nach Land.

Richtlinien und Gesetze in den Vereinigten Staaten

• Title VI des Civil Rights Act von 1964: Dieses Gesetz verbietet die Diskriminierung von Menschen auf der Grundlage ihrer nationalen Herkunft. Es wird von Bundesbehörden dahingehend ausgelegt, dass unter gewissen Bedingungen Dienste bereitgestellt werden müssen, die sicherstellen, dass insbesondere nicht englischsprachige Personen problemlos Zugang zu bestimmten Inhalten haben. Dies soll unter anderem durch die Übersetzung wichtiger Dokumente gewährleistet werden.
• Americans with Disabilities Act (ADA): Das ADA umfasst unter anderem Bestimmungen zur Gewährleistung einer effektiven Kommunikation. Auch wenn sich dieses Gesetz in erster Linie auf Menschen mit Behinderungen bezieht, kann es ebenfalls so interpretiert werden, dass Informationen nicht nur in leicht verständlicher bzw. barrierefreier Sprache, sondern auch mehrsprachig bereitgestellt werden müssen. So kann ein Unternehmen sicherstellen, dass allen Mitarbeitern gleicher Zugang zu diesen gewährt wird.

Bundesstaatliche Gesetze in den Vereinigten Staaten

• Kalifornien: Die California Division of Occupational Safety and Health (Cal/OSHA) verlangt als Behörde von Arbeitgebern, Standards und Vorgaben zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz so zu kommunizieren, dass diese für alle Mitarbeiter leicht verständlich sind. Darüber hinaus setzt das kalifornische Arbeitsgesetz (California Labor Code) voraus, dass Sicherheitsschulungen und Gefahreninformationen in einer für den Arbeitnehmer verständlichen Sprache bereitgestellt werden müssen.
• New York: Das Gesetz für Menschenrechte (Human Rights Law) der Stadt New York verlangt von Arbeitgebern, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um nicht englischsprachigen Personen am Arbeitsplatz den Zugang zu Informationen in verschiedenen Sprachen zu ermöglichen. Hierzu zählt ebenfalls die Übersetzung wichtiger Dokumente, wie z. B. von Mitarbeiterhandbüchern.
• Massachusetts: Da in diesem Bundesstaat ein großer Fokus auf Gesetzen zur Arbeitssicherheit sowie Antidiskriminierung liegt, sollten Unternehmen hier in besonderem Maße darauf achten, dass sie Informationen barrierefrei und in der jeweiligen Muttersprache ihrer Mitarbeiter zur Verfügung stellen.

Förderung der Sicherheit und Gesundheit

Anweisungen und Richtlinien zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz sind wichtige Bestandteile eines Mitarbeiterhandbuchs. Wenn diese Inhalte übersetzt werden, können alle Angestellten sie einwandfrei verstehen. Dies trägt zur Gewährleistung der Sicherheit am Arbeitsplatz bei und stellt sicher, dass Geräte ordnungsgemäß verwendet und Gesundheitsvorschriften genauestens befolgt werden. Vor allem in Branchen, in denen Mitarbeiter einem hohen Risiko ausgesetzt sind, wie z. B. in der Fertigungsindustrie, im Baugewerbe und im Gesundheitswesen, ist dies von absolut essenzieller Bedeutung. Indem Sie die Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens übersetzen, können Sie Unfälle vermeiden und ein gesünderes und sichereres Arbeitsumfeld für alle schaffen.

Steigerung der Leistung und Zufriedenheit von Angestellten

Neben Richtlinien ist in Mitarbeiterhandbüchern in der Regel ebenfalls festgelegt, welche Erwartungen ein Unternehmen an seine Beschäftigten stellt. Nur wenn diese auch einwandfrei verstanden werden, können Angestellte ihren Job effektiv ausüben. Wenn Aspekte wie Arbeitsaufgaben, Leistungsstandards oder auch Hinweise zu Disziplinarverfahren klar in der Muttersprache jeder Person kommuniziert werden, können die Zufriedenheit und Loyalität der Belegschaft gesteigert werden. Dies kann wiederum zu einer geringeren Personalfluktuation beitragen, wodurch Kosten, die häufig für die Anwerbung und Schulung von neuem Personal anfallen, eingespart werden.

Warum ist menschlicher Input so wichtig?

Maschinelle und KI-gestützte Übersetzungssysteme sind praktisch und sparen häufig viel Zeit. Die Übersetzung offizieller Dokumente, wie z. B. von Mitarbeiterhandbüchern, erfordert jedoch ein hohes Maß an Präzision sowie eine ausgeprägte Sensibilität für kulturelle Nuancen. Dies kann nur ein menschlicher Übersetzer oder Lektor bieten. Übersetzungsfehler, insbesondere in rechtlichen und Compliancekontexten, können unter Umständen zu Missverständnissen führen, die ernsthafte juristische oder auch finanzielle Konsequenzen mit sich ziehen können. Um dies zu vermeiden, legen wir bei SimulTrans besonders großen Wert darauf, dass sämtliche Inhalte, die maschinell oder mithilfe von KI übersetzt wurden, von unseren Sprachexperten genauestens überprüft werden. So können wir sicherstellen, dass diese nicht nur korrekt, sondern auch kulturell angemessen und relevant sind.

Fazit

Sie möchten die Integration in Ihrem Unternehmen fördern, Ihre Compliancekultur stärken und eine produktivere Arbeitsumgebung schaffen? Dann sollten Sie die Übersetzung Ihrer Mitarbeiterhandbücher in Erwägung ziehen. Auf diese Weise können Sie nicht nur zeigen, dass Sie sich in besonderem Maße für die Diversität Ihrer Belegschaft engagieren, sondern ebenfalls sicherstellen, dass alle Angestellten über die notwendigen Informationen verfügen, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben effektiv zu erfüllen und erfolgreich in ihrem Job zu sein. Investieren Sie in einen professionellen Übersetzungsdienstleister für die Lokalisierung Ihrer Inhalte, um ein positives Arbeitsumfeld zu fördern, rechtliche Risiken zu mindern und die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern. Denn eine reibungslose Kommunikation ist ein absolutes Muss.

Allein im letzten Jahr haben wir bei SimulTrans Hunderte solcher Richtlinien übersetzt. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Lokalisierung Ihrer Handbücher.