Política del código de conducta
SimulTrans y sus empleados deben cumplir en todo momento todas las leyes y normativas aplicables. SimulTrans no aprobará las actividades de los empleados que obtengan resultados mediante la violación de la ley o tratos comerciales poco éticos. Esto incluye cualquier pago por actos ilegales, contribuciones indirectas, rebajas y sobornos. SimulTrans no permite ninguna actividad que no resista el escrutinio público posible.
Toda conducta empresarial debe estar muy por encima de las normas mínimas exigidas por la ley. En consecuencia, los empleados deben asegurarse de que sus acciones no puedan interpretarse, en modo alguno, como contrarias a las leyes y reglamentos que rigen las operaciones de SimulTrans.
Los empleados que tengan dudas sobre la aplicación o interpretación de cualquier requisito legal deben consultar la cuestión con su supervisor, quien, en caso necesario, debe buscar el asesoramiento jurídico adecuado.
Conducta general de los empleados
SimulTrans espera que sus empleados se comporten de forma profesional. Se prohíben las peleas, los insultos y otras actividades no profesionales similares durante el trabajo.
Los empleados no deben incurrir o participar en acoso sexual o discriminación por motivos de raza, color, etnia, sexo, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad y expresión de género, estado civil, creencias religiosas, origen nacional o embarazo, ni comportarse de una manera que pueda interpretarse como tal, por ejemplo, utilizando un lenguaje inapropiado, manteniendo o publicando materiales inapropiados en sus áreas de trabajo o accediendo a materiales inapropiados en sus computadoras.
Conflictos de intereses
SimulTrans espera que los empleados desempeñen sus funciones de forma concienzuda, honesta y de acuerdo con los mejores intereses de SimulTrans. Los empleados no deben utilizar sus cargos o los conocimientos adquiridos como consecuencia de los mismos para obtener ventajas privadas o personales. Independientemente de las circunstancias, si los empleados perciben que un curso de acción que han seguido, están siguiendo o contemplan seguir puede implicarles en conflictos de intereses con su empresa deben comunicar inmediatamente todos los hechos a sus supervisores.
Actividades externas, empleo y cargos directivos: Todos los empleados comparten una gran responsabilidad en las buenas relaciones públicas de SimulTrans, especialmente a nivel comunitario. Su disposición a colaborar en actividades religiosas, caritativas, educativas y cívicas da crédito a SimulTrans y es alentada. No obstante, los empleados deben evitar adquirir cualquier interés comercial o participar en cualquier otra actividad fuera de SimulTrans que pudiera, o pareciera:
- Crear una demanda excesiva de su tiempo y atención, privando así a SimulTrans de sus mejores esfuerzos en el trabajo.
- Crear un conflicto de intereses -una obligación, interés o distracción- que pueda interferir con el ejercicio independiente del juicio en el mejor interés de SimulTrans.
Relaciones con clientes y proveedores
Los empleados deben evitar invertir o adquirir un interés financiero por cuenta propia en cualquier organización empresarial que tenga una relación contractual con SimulTrans, o que suministre bienes o servicios, o ambos, a SimulTrans si dicha inversión o interés pudiera influir o dar la impresión de influir en sus decisiones en el desempeño de sus funciones en nombre de SimulTrans.
Regalos, invitaciones y favores
Los empleados no deben aceptar beneficios, invitaciones, regalos o favores personales que puedan ser considerados ilícitos ya que de algún modo pudiesen influir, o parecer influir, en decisiones empresariales a favor de cualquier persona u organización con la que SimulTrans tenga, o pueda tener, tratos comerciales. Del mismo modo, los empleados no deben aceptar ningún otro trato preferente en estas circunstancias, porque sus cargos en SimulTrans pudieran motivarles, o ser percibidos como que les obligan a devolver el trato preferente.
Sobornos y comisiones secretas
En lo que respecta a las actividades comerciales de SimulTrans, los empleados no podrán recibir pagos ni compensaciones de ningún tipo, que serán consideradas como corrupción, salvo en los casos autorizados por la política comercial y de nóminas de SimulTrans. En particular, SimulTrans prohíbe estrictamente la aceptación de sobornos y comisiones secretas de proveedores u otros. Cualquier infracción de esta norma dará lugar al despido inmediato y a acciones judiciales con todo el peso de la ley.
Fondos de la Empresa y otros activos
Los empleados que tengan acceso a fondos de la empresa en cualquiera de sus formas deben seguir los procedimientos prescritos para el registro, manejo y protección del dinero, tal y como se detalla en las políticas y procedimientos de SimulTrans o en otros materiales explicativos, o en ambos. SimulTrans impone normas estrictas para evitar el fraude y la deshonestidad. Si los empleados tienen conocimiento de cualquier indicio de fraude y deshonestidad, deben avisar inmediatamente a su supervisor o buscar la orientación jurídica adecuada para que SimulTrans pueda investigar más a fondo sin demora.
Cuando el puesto de un empleado requiera gastar fondos de la empresa incurrir en cualquier gasto personal reembolsable, dicho empleado debe utilizar su buen juicio en nombre de SimulTrans para garantizar que se recibe un buen valor por cada gasto.
Los fondos de la empresa y todos los demás activos de SimulTrans se destinan exclusivamente a SimulTrans y no al beneficio personal. Los activos de la organización, como los ordenadores, pueden utilizarse para fines personales siempre que ese uso no interfiera con el uso para fines de SimulTrans, degrade el valor del activo o cree trabajo adicional para otros miembros del personal de SimulTrans.
Documentación, archivos y comunicación de la empresa
Para cumplir las obligaciones legales y financieras de SimulTrans y gestionar los asuntos de SimulTrans es necesario disponer de documentación y archivos precisos y fiables de muchos tipos. Los archivos y la documentación de SimulTrans deben reflejar de forma precisa y puntual todas las transacciones comerciales. Los empleados responsables de la contabilidad y el mantenimiento de archivos deben revelar y registrar plenamente todos los activos y pasivos y deben actuar con diligencia para hacer cumplir estos requisitos.
Los empleados no deben hacer o participar en ningún registro o comunicación falsa de ningún tipo, ya sea interna o externa, incluyendo pero no limitándose a:
- Informes y declaraciones falsos sobre gastos, asistencia, producción, finanzas o similares.
- Publicidad falsa, prácticas comerciales engañosas u otras representaciones engañosas.
Relaciones con personas y organizaciones externas
Los empleados deben tener cuidado de separar sus funciones personales de sus cargos en SimulTrans cuando se comuniquen sobre asuntos que no tengan que ver con los negocios de SimulTrans. Los empleados no deben utilizar la identificación, los materiales de oficina, los suministros y equipos de la empresa para asuntos personales o políticos.
Cuando se comuniquen públicamente sobre asuntos relacionados con la actividad de SimulTrans, los empleados no deben presumir de hablar en nombre de SimulTrans sobre ningún tema, a menos que estén seguros de que las opiniones que expresan son las de SimulTrans y de que es deseo de SimulTrans que dichas opiniones se difundan públicamente.
Al tratar con personas ajenas a SimulTrans, incluidos los funcionarios públicos, los empleados deben tener cuidado de no comprometer la integridad ni dañar la reputación de SimulTrans ni de ninguna persona, empresa u organismo gubernamental externo.
Comunicaciones rápidas
En todos los asuntos con los clientes, proveedores, autoridades gubernamentales, el público y SimulTrans, todos los empleados deben hacer todo lo posible para ofrecer una comunicación completa, precisa y rápida, respondiendo con cortesía a todas las solicitudes de información y reclamaciones.
Privacidad y confidencialidad
Cuando utilize información financiera y personal sobre clientes u otras personas con las que SimulTrans tenga tratos, respete los siguientes principios:
- Recopile, utilice y conserve sólo la información personal necesaria para las actividades de SimulTrans.
- Siempre que sea posible, obtenga la información pertinente directamente de la persona afectada. Utilice únicamente fuentes acreditadas y fiables para completar esta información.
- Conserve la información sólo el tiempo que sea necesario o lo exija la ley. Proteja la seguridad física de esta información.
- Limite el acceso a la información personal sólo a quienes tengan un motivo comercial legítimo para buscar esa información. Utilice la información personal únicamente para los fines para los que se obtuvo originalmente. Obtenga el consentimiento de la persona afectada antes de revelar externamente cualquier información personal, a menos que un proceso legal o una obligación contractual disponga lo contrario.